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A digitalização governamental é uma das principais tendências dentro da gestão pública. Embora em alguns setores a transformação digital já seja uma realidade, dentro do primeiro setor a tecnologia vem ganhando força e provando que é possível otimizar importantes processos dentro dessa administração.
Substituir o uso do papel pela informatização de documentos, por exemplo, é um grande benefício que a digitalização governamental proporciona, sendo um ponto de grande importância pela sustentabilidade e facilidade em guardar e consultar arquivos em segurança.
Mas não é só isso que a transformação digital dentro dos órgãos públicos tem a oferecer. Com esse movimento, os processos ganham mais agilidade, reduzem a burocracia, facilitam a comunicação entre servidores, reduzem custos e oferecem integrações com serviços digitais para a população.
Frente a esse cenário, a Betha Sistemas, empresa inovadora responsável pelo desenvolvimento de diversos softwares para gestão pública, desenvolveu o NoPaper, um conjunto de soluções cloud com o principal objetivo de tornar a digitalização governamental uma realidade.
Acompanhe o conteúdo a seguir, conheça a Linha NoPaper e descubra as vantagens de implementá-la em sua gestão.
O que é a Linha NoPaper?
O nome já resume muita coisa. A nova linha de produtos NoPaper da Betha reúne soluções de tecnologia que proporcionam a substituição do uso de papel para desburocratizar processos e digitalizar interações físicas, otimizando todas as etapas e tornando a gestão mais ágil e eficiente, contribuindo para a digitalização governamental.
A linha oferece três soluções que apoiam esse conceito e atendem às principais necessidades da rotina na administração pública, sendo elas:
Assinaturas e certificados digitais
Digitalização de fluxos de comunicação
Gestão eletrônica de documento
Além dos produtos, a linha NoPaper dá todo suporte e pode ser integrada a todos os sistemas de gestão pública da Betha, sendo um importante ativo para que a transformação digital dentro dos órgãos públicos aconteça.
Veja a seguir as soluções da linha, as principais funcionalidades, benefícios e como podem ser aplicadas na prática e integradas com outros sistemas Betha.
Quais são as soluções da Betha para a digitalização governamental?
Assinaturas e certificados digitais
Ideal para solucionar demandas de identificação e autenticação de documentos, a ferramenta de assinaturas e certificados digitais é um método de reconhecimento de informação digital sem a necessidade da assinatura física em papel.
A partir dos certificados digitais, é possível obter a identificação eletrônica com validade jurídica gerada pelo certificado corporativo, com alto grau de segurança de armazenamento. Com esse certificado, o usuário fica apto a assinar documentos em diversos formatos, como PDF, XML, textos, entre outros.
A assinatura pode ser feita de forma direta, a partir do upload de um arquivo, ou por intermédio de sistemas de suíte cloud. Além disso, é possível enviar documentos para mais de um assinante a partir de uma ordem preestabelecida. Outra vantagem das assinaturas digitais da linha NoPaper é que todos os relatórios do sistema possuem integração com essa funcionalidade, oferecendo também a opção para emitir um documento pela própria ferramenta.
Digitalização de fluxos de comunicação
Batizada de Conecta, essa ferramenta permite que os fluxos de comunicação interna e externa sejam digitalizados. O sistema com tecnologia em nuvem, que facilita o acesso em qualquer hora e em qualquer lugar, oferece solução para o gerenciamento de demandas de trabalho, criando e gerenciando diversos fluxos da entidade.
Dentro do propósito da digitalização governamental, o Conecta ocupa um importante papel, pois torna a comunicação muito mais fluida, prática e direcionada, seja entre os setores ou com a população.
Com um formato intuitivo e similar a uma ferramenta de email, o sistema trabalha com caixas de entrada compartilhadas. É possível estruturar grupos de forma hierárquica para montar organograma, alocar as pessoas em seus grupos de trabalho e ter uma visão mais detalhada sobre a comunicação endereçada a cada setor.
Dentro dessa estrutura, é possível personalizar tarefas e mensagens para organizar a comunicação, utilizando recursos de edição como:
Dentro do conceito de digitalização governamental, não poderia ficar de fora o armazenamento de documentos de forma prática e segura. Esse sistema oferece uma solução para armazenar arquivos e documentos em nuvem, protegendo as informações e possibilitando que possam ser visualizadas e redigidas.
Com esse recurso, é possível localizar um documento com base no conteúdo, facilitando e agilizando o processo para acessar o acervo de arquivos. Além disso, é possível fazer o controle de histórico de edições e contar com um fluxo de validação e aprovação de documentos registrados na ferramenta.
O mecanismo de busca é altamente sofisticado. É possível encontrar documentos em diversos formatos, como PDF, planilhas e, até mesmo, por imagens. A ferramenta possui um recurso que captura a imagem e a transforma em texto, facilitando a indexação e permitindo que o arquivo seja facilmente encontrado.
A digitalização governamental não deve ser vista como o futuro da gestão pública e sim como uma necessidade atual que contribui com grandes avanços dentro do setor. Além de ser um importante caminho para romper as barreiras da burocracia, investir em tecnologia é sinônimo de reduzir custos e aumentar a eficiência tanto interna, como para os cidadãos.
Conheça mais sobre a linha NoPaper e solicite uma demonstração gratuita.
Texto por: Betha Sistemas
A Projeta Tecnologia é representante da Betha Sistemas, a maior desenvolvedora de tecnologia para a gestão pública do Brasil.